عمليات كشف الحساب

process statement of accounts

بيان العملية للحسابات

مقدمة في الإصدار 13

كشف حساب العمليات هو أداة تساعدك على إرسال كشف الحسابات (تقرير دفتر الأستاذ العام) وتقرير المصروفات (ملخص الحسابات المدينة) كملف PDF إلى عملائك بشكل مجمّع عبر البريد الإلكتروني إما يدويًا أو آليًا بشكل دوري.

هذه الميزة مفيدة عندما تريد إرسال تحديثات عبر البريد الإلكتروني للعملاء بشكل دوري حول معاملاتهم (مثل فواتير المبيعات). في مرفق PDF المرسل عبر رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى العملاء ، لكل عميل ، ستكون هناك تفاصيل مثل تاريخ ترحيل الفاتورة ورقم فاتورة المبيعات وتفاصيل الخصم والائتمان وما إلى ذلك ذات الصلة بحسابهم.

الغرض من هذه الميزة هو تذكير العديد من العملاء بأن لديهم فواتير معلقة غير مدفوعة.

للوصول إلى قائمة "بيان العمليات" ، يمكنك إما البحث في شريط التنقل أو الانتقال إلى:

الصفحة الرئيسية> المحاسبة> الأدوات> بيان العملية للحسابات

1. المتطلبات الأساسية

تستخدم الأداة معرّفات البريد الإلكتروني للعملاء لإرسال التقارير إليهم. عند عدم العثور على إدخالات البريد الإلكتروني أدناه في جهات اتصال العميل ، لن تسمح لك الأداة بتحديد العميل المعني ، لذا يرجى التأكد من ملء التفاصيل التالية في مستندات العميل.
- إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني للعميل: هذا إلزامي ويمكن تعيينه في [جهة اتصال العميل](https://docs.erpnext.com/docs/v13/user/manual/en/CRM/contact#1-how-to- إنشاء جهة اتصال) مع تحديد الخيار "هل جهة اتصال الفوترة".
- البريد الإلكتروني الأساسي للعميل: هذا ليس إلزاميًا ، إلا إذا حددت "إرسال إلى جهة الاتصال الأساسية" في النموذج.
إعداد حساب البريد الإلكتروني مع تمكين الصادر. تعرف على المزيد حول هذا هنا.

2. كيفية إنشاء إدخال حساب بيان العملية

انتقل إلى عرض قائمة "عملية كشف الحساب" من خلال البحث في شريط التنقل والنقر على "جديد".
أدخل اسمًا للإدخال ، للرجوع إليه في المستقبل.
تعيين مرشحات دفتر الأستاذ العام للكشوف التي سيتم إرسالها إلى العملاء.
- سيتم إخفاء مرشحات "From Date" و "To Date" وسيتم ملؤها تلقائيًا بشكل ديناميكي عند تحديد خيار "Enable Auto Email".
- "المشروع" و "مركز التكلفة" هما حقلا Table MultiSelect. بمعنى أنه يمكنك تحديد عدة مشاريع ومراكز تكلفة في مرشحات دفتر الأستاذ العام.
بيان العملية الجديد للحسابات
في قسم "العملاء" ، لديك خيار لتحديد العملاء في الجدول الفرعي وجلب رسائل البريد الإلكتروني الأساسية ورسائل الفوترة.
- يتيح لك حقل "تحديد العميل حسب" تحديد العملاء بشكل مجمّع ، من خلال تجميعهم على أساس "مجموعة العملاء" و "المنطقة" و "شريك المبيعات" و "مندوب المبيعات" عن طريق إدخال التحديد والنقر على "جلب العملاء" .
- في نماذج الشجرة مثل "المنطقة" و "مندوب المبيعات" و "مجموعة العملاء" عند تحديد قيم المجموعة ، سيتم أيضًا جلب العملاء الذين لديهم القيم الفرعية لهذه الحقول. لذلك عند تحديد "الهند" كمنطقة في النموذج ، سيتم تحديد جميع العملاء الذين لديهم قيم "المنطقة" ضمن الهند في شجرة "المنطقة".
- سيرسل خيار "إرسال إلى جهة الاتصال الأساسية" كشف الحساب إلى معرّفات البريد الإلكتروني لجهة الاتصال الأساسية للعملاء بصرف النظر عن البريد الإلكتروني للفوترة.
العميل
في قسم "تفضيلات الطباعة" ، يمكنك تحديد شيئين:
- اتجاه الطباعة لملف PDF ، إما "أفقي" أو "عمودي".
- ما إذا كنت تريد الاطلاع على تقرير التقادم (تقرير ملخص الحسابات المدينة) ، والذي يعرض مبلغ التقادم لمدة 30/60/90/120 يومًا للقسائم (مثل فاتورة المبيعات) ، بناءً على "تاريخ الاستحقاق" أو "تاريخ الترحيل" .
تفضيل الطباعة
يسمح لك قسم "إعدادات البريد الإلكتروني" بتهيئة الطريقة التي تريد بها إرسال رسائل البريد الإلكتروني. يوجد قسمان فرعيان في هذا:
إعدادات البريد الإلكتروني
- عند تحديد "تمكين البريد الإلكتروني التلقائي" ، سترى خيارات إرسال تقارير دورية آلية إلى العملاء في الإدخال.
- يمكنك تحديد "التكرار" الذي سيتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني بعد "تاريخ البدء" إلى العملاء. الخيارات المتاحة أسبوعية وشهرية وربع سنوية.
- يمكنك أيضًا تحديد "مدة التصفية" بالأشهر. على سبيل المثال ، إذا قمت بتعيين "مدة التصفية" على "3" ، فستحصل على تقارير الأشهر الثلاثة الماضية بدءًا من التاريخ الحالي. هنا ، يشير التاريخ الحالي إلى التاريخ الذي يتم فيه إرسال رسائل البريد الإلكتروني.
- لا يتم إرسال هذه الرسائل على الفور ، ولكن يتم إرسالها في منتصف الليل كخلفية.
- بعد ذلك يمكنك تحديد حقول "الموضوع" و "نسخة إلى" و "النص الأساسي" للبريد الإلكتروني. إذا لم تقم بتعيين القيم لهذا الحقل ، فسيتم تعيين القيم الافتراضية كما هو موضح أدناه.
قم بمراجعة الإعدادات الخاصة بك وانقر فوق "حفظ".

الآن ، انتظر حتى يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني إذا قمت بتمكين "تمكين البريد الإلكتروني التلقائي" أو انقر فوق إرسال رسائل البريد الإلكتروني لإرسالها على الفور.

3. سمات

3.1 تنزيل ملف PDF موحد لجميع العملاء

عند إنشاء إدخال ، يوجد زر يظهر في الجزء العلوي يسمى "تنزيل" والذي يتيح لك الاطلاع على التقرير الموحد بتنسيق PDF لجميع العملاء. يمكنك استخدام هذا للمراجعة.

3.2 إرسال رسائل البريد الإلكتروني يدويًا

عند إنشاء إدخال ، يوجد زر يُرى في الجزء العلوي يسمى "إرسال رسائل البريد الإلكتروني" والذي يتيح لك تشغيل إرسال البريد الإلكتروني يدويًا إلى العملاء. يتم وضع رسائل البريد الإلكتروني في قائمة الانتظار عبر وظيفة في الخلفية ، والتي يمكنك تتبعها في نوع مستند "قائمة انتظار البريد الإلكتروني" باستخدام مراجع DocType و Document. يمكنك القيام بذلك حتى في حالة تشغيل "تمكين البريد الإلكتروني التلقائي".